ACHTER DE SCHERMEN
‘Deel ervaringen na het maken van fouten’
LEESTIJD: 4 MIN
Tijdens de coronacrisis fungeert Paul Gelton namens het ministerie van Justitie en Veiligheid als verbindende spil tussen het Rijk en de veiligheidsregio’s. Kennis delen is daarbij essentieel, ook richting de Nederlandse bevolking. 'Er worden per definitie fouten gemaakt, maar als je daar met elkaar het gesprek over aangaat, ben je echt kennis aan het delen, leer van je elkaar, en verrijk je het hele bestel.'
Hoe belangrijk is kennis delen in crisistijd?
'Kennis delen is altijd belangrijk. De basis voor effectieve crisisbeheersing wordt voorafgaand aan de uitbraak van een crisis gelegd. In de koude fase bouw je kennis op, deel je deze en zorg je ervoor dat je netwerk op orde is. Vaardigheden als crisiscommunicatie, informatievoorziening en Command & Control heb je dan al binnenboord. Daarnaast moet je ook kennis hebben van processen en procedures. Wie is verantwoordelijk voor wat? Wie beschikt over middelen, zoals nu de mondkapjes en medische apparatuur? Hoe vraag ik bijstand? Tijdens deze coronacrisis hebben we Defensie bijvoorbeeld gevraagd om in te springen. En hoe zorgen we voor een goed informatiebeeld? Als de crisis dan echt uitbreekt, is het een kwestie van de puntjes op de i zetten, ervaringen opdoen en ervan leren. Ook tijdens deze coronacrisis leren we gaandeweg, stellen we bij en kijken wat beter kan.'
De voorbereiding is dus het halve werk. Heeft dat ook zo uitgepakt tijdens deze coronacrisis?
'Een pandemie stond al tijden met de hoogste waarschijnlijkheid en de grootste impact in het nationaal veiligheidsprofiel. Jarenlang hadden we ‘m al op het netvlies en dus stonden veel procedures die we nu ingezet hebben al op papier. Maar in de praktijk loop je aan tegen zaken die je niet kunt voorzien. Kijk naar de situatie in verpleegtehuizen, de persoonlijke beschermingsmiddelen, de informatievoorziening en crisiscommunicatie. Je bedenkt iets, probeert het en verandert het weer als het niet blijkt te werken. Dat is een uitdaging.'
‘Dé achilleshiel van crisisbeheersing is crisiscommunicatie’
Hoe is het gegaan met het kennis delen?
'Omdat we er in het begin nog niet uit waren op welk kompas gevaren moest worden, liep het delen van inzichten hierover best moeizaam. Naarmate de crisis vorderde, bleken er meerdere indicatoren te zijn, die uiteindelijk in het dashboard terecht zijn gekomen. Die kennis hebben we dus opgebouwd tíjdens de crisis. Ik vind het positief dat we hier met open vizier in hebben gestaan. Op een goede manier hebben we interdepartementaal en met Rijk en regio’s verkend wat beter kon. Het Veiligheidsberaad heeft hier ook een belangrijke rol in gespeeld. In gezamenlijkheid durfde men zaken te benoemen en de vinger op de zere plek te leggen als dat nodig was. Met name met de ministeries van VWS en JenV werd goed nagedacht over de stappen die gezet moesten worden. Ervaringen vanuit het veld werden hier meegenomen. Op die manier hebben we vervolgens één lijn gekozen.'
Wat kan nog beter?
'Dé achilleshiel van crisisbeheersing is crisiscommunicatie. Dat zie je nu bijna dagelijks. In het begin van de crisis verliep de communicatie goed. Er werd gestuurd op het aantal IC-bedden en de boodschap kon helder worden overgebracht. Maar hoe langer de crisis duurt, hoe meer zaken afgewogen moeten worden. Dat vereist een vrij gedetailleerde communicatie, die goed is afgestemd op de belevingswereld van de burger. Dat is nu veel moeilijker dan in het voorjaar.'
Hoe komt het dat crisiscommunicatie dé zwakke plek is?
'Crisiscommunicatie vereist een heldere boodschap maar ook een goede luisteraar. Helaas zitten deze twee – de boodschapper en de ontvanger – niet altijd op dezelfde golflengte. Daarbij wordt het publiek ook beïnvloed door opvattingen en meningen. Daar is niets mis mee, maar het is lastig om daar goed op in te spelen en de juiste toon te raken. In het voorjaar lukte het nog om die toon goed te raken, omdat het gevoel van urgentie breed gedeeld werd. In juni leek de crisis voorbij en verdwenen de voorzorgsmaatregelen van anderhalve meter afstand, handen wassen en zoveel mogelijk thuisblijven naar de achtergrond.'
Er is onzekerheid over de komst van een vaccin, over hoe lang het virus onder ons blijft. Antivirus-activisten laten zich steeds vaker horen, de bevolking begint te morren.
'Het is een heel moeilijk verhaal waar geen blauwdruk voor is. Een paar algemene uitganspunten staan vast: snel en duidelijk communiceren en perspectief bieden. Perspectief bieden is óók zeggen dat je het niet weet en dat de situatie nog minimaal een aantal weken duurt. Heel veel meer kun je niet doen. Eigenlijk is het continu balanceren op een dun draadje. Uiteindelijk ben je ook afhankelijk van hoe de buitenwereld het apprecieert.'
Tijdens deze crisis heeft u met veel verschillende partijen te maken, waaronder de veiligheidsregio’s, politie en alle departementen. Wat zijn de voorwaarden om succesvol samen te werken?
'Als je met zoveel partijen te maken hebt en regelmatig met 25 of meer personen vergadert, is het belangrijk dat iedereen respect heeft voor ieders rol, naar elkaar luistert en zich beperkt tot zijn éigen rol. Je kunt meepraten en elkaar scherp houden, maar je moet wel accepteren dat een bepaald departement bijvoorbeeld verantwoordelijk is voor zijn eigen beleidsonderwerp.'
‘Kennis delen betekent kennis halen én brengen. Als je het zelf niet brengt, komen anderen het niet halen’
Wat heeft u van de eerste COVID-19 golf geleerd?
'Een goede verbinding tussen Rijk en regio’s is erg belangrijk. Ook onderling moeten de regio’s goed verbonden zijn, want alleen dan kun je de rijen sluiten en ben je in staat om een helder verhaal over te brengen aan de bevolking. Anders wordt het lastig. Gelukkig zijn de rijen tijdens de eerste golf gesloten geweest. In de zomer ontstond die ruimte er inderdaad, toen steeds meer beperkingen werden losgelaten en de besluitvorming overgedragen werd aan de regio’s. Nu zijn we noodgedwongen weer bij elkaar en dat gaat goed. Ik maak me wél zorgen over het moment dat de tijdelijke coronawet van kracht wordt, want dan ligt de verantwoordelijkheid bij de individuele burgemeesters. De voorzitter van de veiligheidsregio houdt dan wel een coördinerende rol als het gaat om informatievoorziening, maar hoe houd je dan de neuzen van al die burgermeesters dezelfde kant op?'
Tot slot, heeft u nog tips voor crisisprofessionals?
'Kennis delen betekent kennis halen én brengen. Als je het zelf niet brengt, komen anderen het niet halen. Die uitwisseling moet op een natuurlijke wijze plaatsvinden. Kennis delen betekent ook dat je je kwetsbaar moet kunnen opstellen. De mooiste leermomenten ontstaan door het delen van ervaringen na het maken van fouten. Crisisbeheersing is een vak van vallen en opstaan. Er worden per definitie fouten gemaakt, maar als je daar met elkaar het gesprek over aangaat, ben je echt kennis aan het delen, leer van je elkaar, en verrijk je het hele bestel. Daarom is dit platform een mooi initiatief, omdat je hier met elkaar deelt en van elkaar leert.'
Paul Gelton Directeur Veiligheidsregio’s Crisisbeheersing en Meldkamer bij het ministerie van Justitie en Veiligheid
Gelton is voor deze domeinen aanspreekpunt voor zowel het Rijk als de veiligheidsregio’s, ook in tijden van de coronacrisis.